Yrityksen IT-ympäristö on monimutkainen kokonaisuus, jossa eri osien yhteensovittaminen vaatii tarkkaa suunnittelua. IT-ratkaisujen tarkoituksena on tukea sekä yrityksen arjen toimintaa että liiketoiminnan kehitystä. Tarpeiden muuttuessa on tärkeää, että myös IT-ratkaisut mukautuvat ketterästi muutokseen. Ratkaisujen keskittäminen vapauttaa aikaa sirpaleisen toimittajaympäristön hallinnoinnilta, parantaa tietoturvaa sekä tukee yrityksen strategiaa.
Koska IT-ratkaisut kehittyvät jatkuvasti, niiden ylläpito vaatii asiantuntemusta ja kykyä mukautua uusiin teknologioihin. Yrityksen ei ole aina mahdollista tai edes järkevää tehdä kaikkea itse, vaan tarpeisiin sopivan, hallitun kumppaniverkoston rakentaminen on kannattavaa. IT-ratkaisujen merkitys on usein suurempi kuin tulemme ajatelleeksikaan.
”Lähes kaikki yritykset ovat jollain tavalla riippuvaisia IT-ratkaisuista. Toimivilla IT-järjestelmillä on suora yhteys henkilöstön tuottavuuteen. Tehokkuuden lisäksi toimiva teknologia parantaa henkilöstön työtyytyväisyyttä”, verkko- ja pilvipalveluiden johtaja Kaapro Kanto kertoo.
Nykyään yhä useammat yritykset näkevät IT-palveluiden keskittämisen tärkeänä strategisena valintana, joka voi merkittävästi tehostaa toimintaa ja tukea pitkän aikavälin tavoitteita.
Oikeutus IT-ratkaisuille kumpuaa yrityksen strategiasta
Yrityksen IT-ratkaisut jaetaan tyypillisesti perustoiminnan mahdollistaviin palveluihin ja niiden ylläpitoon sekä suoraan ydinliiketoimintaan liittyviin ratkaisuihin. IT-ratkaisut tukevat liiketoiminnan kehitystä ja parantaa yrityksen kilpailukykyä.
”Kaikkien IT-ratkaisujen oikeutus lähtee yrityksen strategiasta ja sen luomista vaatimuksista. Keskitetyt IT-ratkaisut tukevat kehitystyötä, nopeaa reagointia markkinatilanteen muutoksiin, skaalautuvuutta ja joustavuutta. Kun puhutaan esimerkiksi puheesta, datasta, tietoturvasta ja loppukäyttäjäpalveluista, niiden keskittäminen voi olla ratkaisevaa, jotta yritys voi itse keskittyä lisäarvon tuottamiseen”, Kanto kertoo.
Mutta miten yrityksen IT-ratkaisut saadaan toimimaan saumattomasti yhteen?
”Ensin on tarpeen määritellä tavoitetila, johon IT-ratkaisuilla pyritään. Tämän pohjalta voidaan luoda IT-strategia, jossa määritellään, mitä yritys tekee itse ja mitä ulkoistetaan kumppaneille. IT-ratkaisut eivät ole koskaan täysin valmiita, vaan niitä on jatkuvasti kehitettävä vastaamaan muuttuvia tarpeita”, Kanto kertoo.
Yrityksen muutosprojektit kannattaa usein ajatella myös IT-projekteina.
”Moni yritys toimii kolmen tukijalan varassa: yrityksen määrittelemät halutut toiminnot eli prosessit, prosesseissa mukana olevat ihmiset ja näitä tukevat järjestelmät. Kaikki näistä ovat riippuvuussuhteessa toisiinsa. Kun muutos ravistelee organisaatiota, myös järjestelmät ovat muutoksessa mukana.”
Hyvin jäsennelty, oikea-aikainen data mahdollistaa aidon tiedolla johtamisen
Hajanaisesta ympäristöstä kerätty tieto on usein sirpaleista. Sen perusteella voi olla vaikea muodostaa yhtä selkeää ja ennen kaikkea ajantasaista tilannekuvaa päätöksenteon tueksi. Tiedolla johtaminen edellyttää oikeaa, oikea-aikaista ja hyvin jäsenneltyä tietoa.
”Keskitetyt IT-ratkaisut mahdollistavat keskitetyn ja helposti analysoitavissa olevan tiedon keräämisen. Esimerkiksi tekoälyn hyödyntäminen edellyttää usein laajasti kerättyä taustadataa. Jos dataa ei ole kerätty keskitetysti ja johdonmukaisesti, on uusia tekoälytyökaluja vaikea ottaa käyttöön”, Kanto kuvailee.
IT-ratkaisujen keskittäminen ei kuitenkaan itsessään ole ratkaisu. Huonosti toteutettu kokonaisuus saattaa johtaa tilanteeseen, jossa ympäristöstä tulee hidas ja heikosti muutokseen mukautuva. Keskittämistä suunniteltaessa innovointi ja sen mahdollistaminen tulee ottaa huomioon yhtenä suunnittelukriteerinä.
”Hajanainen ja huonosti toimiva IT-ratkaisujen kokonaisuus voi muodostua kehityksen esteeksi. Uuden innovoinnin sijaan keskitytään olemassa olevien ongelmien ratkaisuun tai nykyisen IT-ympäristön asettamien rajojen puitteissa toimimiseen. Tämä vaikeuttaa uusien ideoiden syntyä ja innovointia”, Kanto pohtii.
IT-kokonaisuutta on suunniteltava katse tulevaisuudessa
IT-vastuualueet kannattaa pilkkoa järkevällä, tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Kohtuullisen isot kokonaisuudet takaavat yrityksen kannalta parhaan lopputuloksen.
”Mitä hajanaisempi IT-kokonaisuus on, sitä helpommin voi muodostua katvealueita, jotka eivät ole ikään kuin kenenkään vastuulla. Niistä voi muodostua aukkoja, jotka voivat realisoitua merkittäviksikin tietoturvauhiksi”, Kanto tietää.
Keskitetyt tietoturvaratkaisut parantavat ympäristön eheyttä ja varmistavat, että kaikki tietoturvavaatimukset, kuten GDPR ja NIS2, täyttyvät.
Jos jokin ratkaisu ei skaalaudu oikein tai skaalautuu tehottomasti, se kostautuu pitkällä aikavälillä. Aina kun uutta ratkaisua suunnitellaan, se on tehtävä tietyn ajanjakson sisällä tapahtuva skaalautuvuus huomioiden.
Tänä päivänä moni pk-yritys kääntyy keskittämishankkeissaan palveluintegraattorin puoleen. Kun IT-infran lisäksi esimerkiksi verkkokauppa ja sosiaalisen median alustat halutaan tuoda saman IT-ekosysteemin alle, tarvitaan IT-kumppani, joka tätäkin kokonaisuutta tukee.
”IT-ratkaisuissa katseen on hyvä olla sopivasti tulevaisuudessa. Kun ratkaisu on optimoitu oikein, palvelee tarvettaan sekä skaalautuu tarvittaessa, sillä voi olla merkittävää hyötyä myös kustannustehokkuuden kannalta”, Kanto summaa.
DNA:n yritysratkaisujen joukosta voit poimia kaikki yrityksellenne tarpeelliset tuotteet ja palvelut. Kokonaisuutta on helppo muokata yrityksen tarpeiden ja koon muuttuessa. Tutustu ratkaisuihin!
