Miten rakennetaan parempaa henkilöstökokemusta toimitilasuunnittelun avulla? Blogikirjoituksessaan Jaakko Happo, DNA:n rahoitus- ja hallintojohtaja kertoo, mitä työntekijät kaipaavat nyt toimitiloilta – ja miksi.
Kuten Junnu Vainio sen laulussaan sanoi: ”Aika entinen ei koskaan enää palaa.” Maailma muuttuu huimaa vauhtia ottaen niin teknologisia kuin työntekemisen tapoihin liittyviä harppauksia – silti mikään ei voita aitoja kohtaamisia. Tämän vuoksi tarvitsemme uudenaikaisia kodinomaisia työympäristöjä, jotka kokoavat meidät jälleen yhteen keskustelemaan, ideoimaan ja saamaan toisistamme energiaa.
Kaikki lähtee henkilöstökokemuksesta – myös toimitilastrategia
Me DNA:lla haluamme olla paras työpaikka työskennellä ja oppia, joten tätä tavoitetta on myös toimitilojemme tuettava. Meistä toimiston tulee olla paikka, jonne työntekijät haluavat tulla ja joka ilmentää yhteisöä, kulttuuria ja arvoja sekä vastuullisuutta.
On turha yrittää kuvitella uudenlaista työympäristöä ottamatta henkilöstön toiveita ja tarpeita kuuluviin. Päivitimme alkuvuodesta uuden toimitilastrategiamme, jonka konsepti kirkastaa toimitilojen tarkoituksen ja asetti suunnan uusien tilojen etsimiselle, suunnittelulle ja tulevalle tilankäytölle. Päivitetyn konseptin keskiössä ovat ihmisten kohtaaminen, yhdessä tekeminen ja oppiminen.
Konsepti on mitä suurimmassa määrin DNA:laisten itsensä luoma. Järjestimme useita haastatteluita ja workshoppeja, joissa kartoitimme DNA:laisten tarpeita, haastoimme keskustelemaan ja ideoimaan. Keräsimme tietoa siitä, mikä saa heidät tulemaan työpaikalle, mikä puolestaan estää tulemasta ja millainen uuden toimipisteen tulisi olla.
Kun mennyt kaikki on niin jäljelle jää vain tuo – ihmisen ikävä toisen luo!” lauloi Mikko Alatalo.
Kaiken työn tuloksena valitsimme uudeksi pääkonttoriksemme Helsingin Ilmalassa sijaitsevan, vielä rakenteilla olevan Ilmalanlinnan. Ilmalaan toteutetaan DNA:laisten uusi yhteinen kohtaamispaikka, joka on innostava, hyvinvointia tukeva ja ketterästi muokkautuva. Siitä löytyvät erilaiset toiminta-alueet, jotka mahdollistavat luomaan uusia kokemuksia yhteistyötiloineen, ovat mukaansa tempaavan vuorovaikutteisia, edistävät kulttuuriamme - mutta tarjoavat myös sopukat keskittymiseen ja hyvinvoinnin ylläpitämiseen.
Mikä sitten muuttuu?
Teams-palaverit ovat tulleet jäädäkseen ja vapaus valita on pysyvästi siirtänyt painopisteen toimistoilta koteihin. Jos työtekijät valitsevat tulla toimistoille vain keskimäärin 1–2 päivänä viikossa, käyttöasteet jäävät mataliksi ja toimistot kumisevat tyhjyyttään.
- Tilojen määrää vähennetään. Konkreettisemmin tämä tarkoittaa sitä, että toimistopinta-alaa on jatkossa nykyistä vähemmän, koska työntekijät eivät saavu kaikkina päivinä toimistolla.
- Yksittäisten työpisteiden määrää pienennetään, koska yksin tehtävästä työstä valtaosa tehdään kotona.
- Yhdessä tekemisen tiloja puolestaan tulee lisätä – ja luoda monipuolisia kohtaamispaikkoja, joissa ideat ja ihmiset kohtaavat.
- Keskittymiseen tulee varata myös omia sopukoita, sillä kotona ihmiset ovat oppineet varaamaan aikaa myös keskittymiselle – ja toimistotilojen tulee tarjota niitä myös.
Yksittäiselle työtekijälle työn tekemisen muuttuminen ja uudenlainen työympäristö asettavat muutospainetta. Oman työn ja oman ajan suunnittelu on aikaisempaa tärkeämmässä roolissa. Kun suunnittelee omaa tekemistään, on hyvä huomioida, mikä on kunkin tekemisen tarkoituksenmukaisin paikka. On hyvä muistaa myös, mitä oma läsnäolo antaa työkavereille ja kuinka se tukee työilmapiiriä ja sitä kautta työssä jaksamista. Uudenaikaiset toimistot tarjoavat hiljaisia tiloja keskittymistä vaativaan työhön tai vain ihan hetken rauhoittumiseen, toimistopäivän ei tarvitse olla täynnä hälinää ja jatkuvaa menoa.
Miten itse toimin uudessa tilanteessa?
Suunnittelen toimistotapaamiset ja kahvihetket työkavereiden kanssa yhdelle päivälle, kun olen toimistolla. Vastaavasti tiimssipötköt varaan toiselle päivälle, kun olen verkkareissa kotona luurit korvilla. Kokousten välillä kuuntelen musiikkia ja pesen koneellisen pyykkiä!
